Mỗi loại nguồn tiền có một bộ chứng từ đặc trưng, và biết bộ của mình gồm gì là cách rút ngắn nhiều tháng chuẩn bị. Bốn nhóm dưới đây chiếm phần lớn các trường hợp; danh sách chính xác cho chương trình của bạn thì phải hỏi luật sư hoặc cơ quan quản lý chương trình đó.
Nhóm một: thu nhập từ kinh doanh
Đây là nhóm phức tạp nhất vì nó đòi chứng minh cả doanh nghiệp lẫn phần của bạn trong đó.
Giấy tờ về doanh nghiệp: đăng ký kinh doanh, điều lệ, giấy tờ chứng minh tỷ lệ sở hữu của bạn qua thời gian.
Báo cáo tài chính đã được kiểm toán hoặc đã nộp cơ quan thuế, cho khoảng thời gian liên quan.
Chứng từ về phần bạn nhận: quyết định chia lợi nhuận, chứng từ chi trả, và dấu vết tiền vào tài khoản cá nhân của bạn.
Và chứng từ về nghĩa vụ thuế của cả doanh nghiệp lẫn cá nhân bạn. Đây là mắt xích mà hồ sơ nhóm này hay vướng nhất.
Nhóm hai: thu nhập từ làm công
Nhóm đơn giản nhất về giấy tờ nhưng thường cần chuỗi dài nhất về thời gian.
Hợp đồng lao động và các phụ lục qua các giai đoạn.
Bảng lương hoặc xác nhận thu nhập từ nơi làm việc.
Tờ khai và chứng từ nộp thuế thu nhập cá nhân qua các năm.
Và sao kê cho thấy lương vào đều đặn cùng phần tích luỹ dần lên. Với nhóm này, sự đều đặn và nhất quán qua nhiều năm chính là sức mạnh của hồ sơ.
Nhóm ba: bán tài sản
Nhóm này cần chứng minh hai đầu chứ không phải một.
Giấy tờ sở hữu tài sản trước khi bán, và quan trọng hơn: chứng minh bạn đã có tài sản đó bằng nguồn nào — đây là chỗ nhiều người quên, và nó làm chuỗi đứt ngay tại gốc.
Hợp đồng chuyển nhượng và chứng từ thanh toán, khớp về số tiền và thời điểm.
Chứng từ nộp thuế phát sinh từ việc chuyển nhượng, nếu có.
Và dấu vết tiền bán vào tài khoản rồi đi tiếp tới đâu.
Nhóm bốn: thừa kế và tặng cho
Nhóm này thêm một chuỗi nữa — chuỗi của người để lại hoặc người tặng.
Văn bản pháp lý về việc thừa kế hoặc tặng cho, theo đúng hình thức mà luật yêu cầu.
Giấy tờ chứng minh quan hệ giữa bạn và người để lại hoặc người tặng.
Chứng minh nguồn gốc tiền của chính người đó, ở mức mà chương trình yêu cầu. Đây là phần nặng nhất và nó thường khiến nhóm này khó hơn ba nhóm kia chứ không dễ hơn.
Và chứng từ về nghĩa vụ thuế liên quan tới việc thừa kế hoặc tặng cho, nếu hệ thống đó có.
Khi nguồn vốn đến từ vợ hoặc chồng
Ba điểm, và đây là tình huống rất phổ biến.
Nếu người nộp hồ sơ chính không phải người tạo ra phần lớn số vốn, chuỗi phải đi qua người kia — tức là toàn bộ bốn nhóm ở trên áp dụng cho họ chứ không cho bạn.
Giấy tờ về quan hệ hôn nhân và về chế độ tài sản chung cần rõ ràng, vì nó giải thích vì sao vốn của người này lại dùng cho hồ sơ của người kia.
Và một số chương trình cho phép chọn ai đứng tên hồ sơ chính. Việc chọn người có chuỗi nguồn vốn rõ ràng hơn làm hồ sơ đơn giản hơn đáng kể — đây là một quyết định nên bàn với luật sư ngay từ đầu chứ không phải sau khi đã bắt đầu chuẩn bị.
Ba lưu ý chung
Phần lớn hồ sơ có nhiều hơn một nguồn, và khi đó mỗi nguồn cần một chuỗi riêng — không gộp chung được.
Chứng từ nước ngoài cần dịch và hợp pháp hoá, theo đúng dạng mà nước nhận chấp nhận. Hỏi trước dạng nào được chấp nhận vì làm sai dạng là làm lại toàn bộ.
Và một số giấy tờ có thời hạn tính từ ngày cấp, nên thứ tự chuẩn bị quan trọng: xin quá sớm cũng là một cách lãng phí.
Nguồn từ kinh doanh cần giấy tờ gì?
Giấy tờ về doanh nghiệp và tỷ lệ sở hữu của bạn qua thời gian, báo cáo tài chính đã kiểm toán hoặc đã nộp thuế, chứng từ về phần bạn nhận cùng dấu vết tiền vào tài khoản cá nhân, và chứng từ nghĩa vụ thuế của cả doanh nghiệp lẫn cá nhân.
Nguồn từ bán tài sản cần chứng minh mấy đầu?
Hai: giấy tờ sở hữu và quan trọng hơn là chứng minh bạn đã có tài sản đó bằng nguồn nào — nhiều người quên vế sau và nó làm chuỗi đứt ngay tại gốc.
Thừa kế hoặc tặng cho có dễ hơn không?
Thường khó hơn, vì bạn phải chứng minh cả nguồn gốc tiền của người để lại hoặc người tặng — tức là thêm một chuỗi nữa chứ không bớt.
Có nhiều nguồn thì làm sao?
Mỗi nguồn cần một chuỗi riêng, không gộp chung được. Ngoài ra chứng từ nước ngoài cần dịch và hợp pháp hoá đúng dạng, và một số giấy tờ có thời hạn tính từ ngày cấp nên thứ tự chuẩn bị quan trọng.
